Muita gente conhece a lei que permite digitalizar os documentos físicos e descartar os originais (Decreto 10.278/2020), porém, são poucos os projetos de digitalização que apresentam conformidade com esta legislação. Para ter validade jurídica as imagens capturadas necessitam de certificação digital, e o que pouca gente sabe é que isto onera a digitalização. Além do custo por folha digitalizada, é necessário considerar o custo da certificação do arquivo em PDF.
Outro ponto que passa despercebido pelas empresas é a necessidade de ter um sistema de gestão eletrônica de documentos – um GED – para armazenar estas imagens. É impossível indexar os documentos com todos os metadados exigidos no decreto sem um sistema especialista. Ou seja, digitalizar as imagens, certificá-las e jogá-las na rede corporativa, tampouco torna os seus documentos físicos passíveis de descarte.
Além disso, o crescimento da assinatura digital durante o confinamento criou um dossiê que dificulta a “combinação” dos arquivos por conta da assinatura digital.
A digitalização dos processos explodiu neste período. As empresas passaram a receber um volume e uma variedade enorme de documentos de clientes e fornecedores de forma eletrônica. Estas imagens exigem um tratamento respeitando um padrão (formato, peso e resolução) permitindo não só um acesso rápido como também, anexá-las a e-mails.
Estes são alguns temas abordados em nosso próximo webinar TRATAMENTO DE IMAGEM O FUTURO DA DIGITALIZAÇÃO ser realizado em 26 de maio. Confira o programa.
