Muitos escritórios de advocacia ficam em dúvida sobre qual sistema necessitam: um sistema de gestão jurídica ou um repositório para as peças processuais? São sistemas bem diferentes; um controla os processos, time sheet de advogados, entre outras coisa, o outro é direcionado para a gestão de documentos.
Esta escolha depende do tamanho do escritório; maturidade do corpo de advogados; multidisciplinaridade da sua atuação; porte dos clientes; variedade de clientes e, fundamentalmente, do horizonte dos sócios, ou seja, de onde eles querem chegar.
Um sistema de gestão jurídica traz uma organização administrativa, com maior controle das atividades, além de oferecer aos clientes diversos relatórios que evidenciem os serviços prestados. Na maioria das vezes, estes sistemas também permitem ‘anexar’ documentos. Aí começa o problema, porque estes sistemas não possuem funcionalidades para gerir estes arquivos.
Um repositório centralizado de documentos (GED) é voltado para a gestão dos arquivos e oferece uma série de atributos que permitem reaproveitar trabalhos anteriores. Seu algoritmo de busca vasculha os documentos e traz peças de um determinado assunto, por exemplo. Além disso, um GED apresenta filtros que selecionam processos por tipo de ação, status, sentença favorável etc..
Os sistemas de nuvem agregam mais confusão nesta escolha ao confundir compartilhamento com colaboração. Algumas pessoas acham que sistemas de sincronismo (tipo Dropbox, Google Drive e One Drive) também podem ser utilizados para fazer a gestão de documentos.
É justamente estas similaridades e diferenças que são abordadas no programa DOCUMENTAÇÃO JURÍDICA – como ser eficaz na sua recuperação. O intuito é entender as diferenças tecnológicas, além dos benefícios futuros, para escolher um sistema que possa ser escalado, sem necessitar de mais investimentos a cada instante.
