A área jurídica é um dos segmentos que mais necessita controlar prazos. Cada peça jurídica exige um posicionamento em um determinado prazo, sob o risco de perder uma ação. Este é o DNA dos sistemas jurídicos para gestão de processos.

Usualmente a estrutura principal de classificação deste tipo de sistema costuma ser por Cliente/Caso. É como se criasse uma pasta virtual para o processo, até com controle de numeração, permitindo o alinhamento com o arquivo físico.

A partir do Caso/Processo a estrutura costuma se basear em eventos (inicial, audiência de conciliação, audiência de instrução etc.) que reúnem os documentos envolvidos na referida fase, tais como: petição, procuração, provas, evidências entre outras.

O que viabiliza o controle de prazos é um workflow. A partir do evento são disparados notificações, alertas e fluxos de aprovações para que as peças jurídicas (contestações) sejam elaboradas. Alguns relatórios (dashboard) permitem que o corpo de advogados planeje as próximas atividades. Esta parte dos sistemas jurídicos se comporta muito bem, porém, como estes sistemas foram criados para controlar processos e não documentos, alguns atributos de busca são limitados.

Na maior parte das vezes a busca de um documento é realizada a partir do nome/número do processo. Caso você deseje filtrar um tipo de documento independente do processo você não consegue. Um GED (sistema de gestão eletrônica de documento) é estruturado para gerir documentos, sua classificação tende a ser por disciplina (civil, família, trabalhista, tributário etc.) ou tipo de processo (partilha de bens, guarda de menores, danos morais etc.). Isto é que vai permitir reunir documentos da mesma disciplina, mas de processos distintos.

Outra classificação fundamental é o tipo de documento. Isto possibilita filtrar uma mesma peça jurídica, viabilizando o reaproveitamento do trabalho e até o uso da inteligência artificial.

Além disso, um GED oferece outros atributos específicos como controle de versão que não costuma estar presentes em sistemas de gestão de processos.

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