O uso do outlook para armazenamento de documentos anexos aos emails é um dos maiores desafios das empresas, especialmente àquelas que trabalham com múltiplos escritórios jurídicos. Confiar na disciplina e disponibilidade dos colaboradores internos para ‘salvarem’ os documentos nos locais próprios é muito arriscado. Outra dificuldade é mitigar o risco de o documento enviado para diversos usuários ser salvo em diferentes locais (pastas). Algumas melhores práticas ajudam a resolver estes problemas, mas exigem procedimento estruturado; ferramentas tecnológicas e domínio da gestão documental.

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