Um dos mitos do mercado é que um sistema de gestão de documento (GED) atende qualquer arquivo eletrônico, independente do seu formato (imagem, desenhos, texto etc.) e forma de uso. É verdade que a finalidade dos atributos é comum a todos materiais, mas a forma de uso é determinante para sua aplicabilidade.
Analisemos o atributo versionamento do arquivo. No caso de um contrato é importante armazenar todas as versões, mas no caso de um diagrama de engenharia o que interessa é o desenho atualizado. Até mesmo dentro de uma mesma área (Jurídico) o tipo de material (contencioso, societário, contratos etc.), impacta na estrutura proposta para o sistema.
Isto não significa dizer que é impossível ter um repositório corporativo centralizado. Se o conteúdo apresenta as mesmas características (documentos textuais, de guarda legal, estáticos, ou seja, não sofrerão modificações), é recomendável que sejam armazenados em um GED/ECM corporativo. Encaixam nestas características: contratos, atos societários, prontuários funcionais, declarações e obrigações legais, entre outros.
Entendendo que um GED/ECM não é “one size fits all” o CTDOC segmentou seu programa focado na implantação de GED. A 1ª turma será para o segmento jurídico e está programada para 27/05/2021.
O foco desse programa é tornar o sistema eficaz na recuperação dos documentos. Diferente do GED/ECM corporativo, citado anteriormente, que tem por objetivo armazenar documentos legais exigidos em uma fiscalização, o desafio é montar uma grande base de conhecimento que possa ser aproveitada no desenvolvimento de novos documentos, a partir de consulta a processos antigos, pareceres emitidos etc..
Ah, não esquece que justamente por tratarmos do segmento jurídico, o sistema envolvido deve estar em conformidade com a legislação pertinente à documentação.
