A adoção dos sistemas para assinatura digital explodiu com a pandemia. O que antes era um projeto de melhoria virou uma necessidade para a continuidade dos negócios. Porém, ao migrar o processo manual para a assinatura digital é fundamental tomar alguns cuidados:
- Treine uma pessoa da empresa para dar suporte aos assinantes externos (clientes, parceiros, fornecedores etc.).
- Elabore um email padrão a ser enviado aos assinantes, antes de iniciar o fluxo de assinatura, contendo as instruções sobre o uso do sistema (browser de preferência, necessidade de aceitar cookies e/ou baixar algum plug in etc.).
- Controle periodicamente os documentos pendentes de assinatura. Envie e-mails lembretes com as instruções e indique o contato do suporte.
- Defina uma forma para nomear os documentos a serem assinados. Por exemplo, a sigla da área responsável pelo documento (JUR, RH, FIN etc.), data e um breve descritivo. Cuidado para esta legenda não ficar muito grande.
- Não deixe estes documentos na plataforma de assinatura. Você pode cancelar o serviço e ter que fazer o download de milhares de documentos de um momento para o outro. Prepare um repositório próprio ou um diretório exclusivo para esta documentação.
Além disso, você deve verificar os requisitos legais para que estes arquivos tenham validade jurídica. Este processo é que denominamos Compliance Documental. Este conceito foi criado pela nossa palestrante Elaine Restier ao observar que a transformação digital trouxe uma série de requisitos tecnológicos (selo de tempo, metadados, ID único, certificação digital, etc.) que protegem os documentos de uma contestação legal.
Quer saber mais? Participe do nosso treinamento Compliance Documental.
